Klar tekst
-
Målgruppe - kend dem du skriver til
Vi definerer den målgruppe, der skal læse tilbuddet. Den består som regel af fagfolk med høj teknisk/faglig ekspertice og beslutningstagere, som ikke nødvendvis er fagfolk, men er ansvarlige for at drive en sund forretning. Vi henvender os til begge parter og skal derfor kende både krav til ydelse og produkt samt forretningsmæssige prioriteter og behov.
-
Tekst - letlæselige og klare budskaber
Som skrivende tilbudskonsulent smøger jeg gerne ærmerne op og skriver hele eller dele af tilbudsteksten for dig– eller i samarbejde med dig og din organisation. Målet er at sikre et dynamisk, letflydende, og ensartet sprog, der henvender sig til dem, der skal læse tilbuddet og præcist besvarer de spørgsmål, kunden ønsker at få belyst. Let tilgængelig tekst er kendetegnet ved en klar opbygning: Klare budskaber struktureret i let læselige afsnit med overskrifter, der introducerer indholdet.
-
Fagstof - fagstof til flere målgrupper
Kunsten er her at skrive, så kundens faglige målgruppe kan mærke, at de har med andre fagfolk, der kan deres kram at gøre. Derudover er det afgørende at formidle vigtige faglige pointer i et sprog, som de politiske eller forretningsorienterede beslutningstagere kan se, vil skabe værdi for dem. Ikke tale ned – heller ikke tale sort eller i forkortelser, som ingen forstår. I løsnings- og produktbeskrivelser kan man vælge at sondre mellem de to grupper: Et afsnit til teknikeren – og et andet afsnit til den forretningsansvarlige.
-
Helhed og strategi - et sammenhængende tilbud
Det vil altid være en god idé som det første at afklare strategien for tilbuddet: Konkurrerer du på pris, på kvalitet, på service? Hvad er det netop du kan tilbyde, som rammer kundens kritiske succesparametre? Det handler om, at kapitlerne er skrevet og vinklet på et fundament af klare budskaber, der underbygger pointerne i din tilbudsstrategi. Det handler også om, at du krydsreferere information til resten af tilbuddet, så det fremstår konsekvent og gennemarbejdet.
Kundeorienteret strategi
-
Tilbudsskabelon - en professionel form
En professionel grafisk tilbudsskabelon underbygger kundens fornemmelse af, at du er professionel og har styr på tingene, og det virker overbevisende, at tilbuddet i sin form er konsekvent og gennemarbejdet. Selvom du har et fantastisk produkt, der stort set burde sælge sig selv, er tilbuddets formelle form alligevel vigtig for førstehåndsindtrykket. Hvis formen er givet i udbuddet – så indenfor disse rammer. Hvis den ikke er, så i form af en tilbudsskabelon, hvor vi fastlægger sideopsætning, skrifttype, grafiske elementer, farve, afsnitsinddeling osv.
-
Disposition - svar på det, kunden beder om
Opgaven er her at sikre, at tilbuddet følger en klar disposition, som præcist besvarer kundens spørgsmål. Den er vigtig at have på plads, inden du går igang med at skrive. Dels fordi du sikrer, at du nu også svarer på alt det, udbuddet kræver. Dels fordi det giver dig et klart overblik over det indhold, du skal have med i tilbuddet, og hvordan de enkelte dele af din udbudsbesvarelse supplerer hinanden. Hvis udbuddet ikke angiver rækkefølge og opbygning, laver vi dispositionen fra bunden.
-
Værdibaseret metode - synliggør værdien af det, du tilbyder
Hvilke behov kan du opfylde for kunden med de produkter eller ydelser, du tilbyder til forskel fra eventuelle andre løsninger? Her er ikke brug for lange beskrivelser af, hvad dit produkt eller din virksomhed generelt kan, men et præcist svar på, hvordan dit produkt opfylder de behov, kunden beskriver i udbudsmaterialet. Du skal skrive til din kunde, så han får svar på netop det, han beder om. En beskrivelse af en IT-systemløsning er f.eks. ikke i sig selv et salgsargument. Men at løsningen kan nøjagtigt det, kunden efterlyser og lidt til og er tjent hjem efter 2 års drift, er væsentligt at fremhæve.
-
Konsekvens og strategi - skriv strategisk og konsekvent
Kunsten er her at afstemme budskab og beskrivelser i hvert hovedafsnit i forhold til resten af tilbuddet, så der er konsekvens, og så du underbygger pointerne i din tilbudsstrategi. Det kræver løbende gennemlæsning. Kapitel Review eller resumé er en god måde at teste indholdet på og kan også bruges i den færdige tilbudstekst. Når et kapitel er afsluttet, kan du lave et kortfattet kapitelresumé og holde det op mod udbyders krav og resten af tilbuddet: Så ser du hurtigt, hvor der er ”huller i osten”. Derudover får du mulighed for at sikre, at din tilbudsstrategi er integreret i tilbudsteksten, så du prioriterer det væsentlige.
Effektiv proces
-
Tilbudsorganisation - få overblik over processen
Tilbudsgivning er for de fleste virksomheder et ekstraarbejde, der skal klares ved siden af alle de andre opgaver i hverdagen. Det er på den ene side virksomhedens overlevelse at få ordrer og samtidigt ekstraarbejde, fordi dem, der skal lave tilbuddet, som regel har travlt i produktionen og med de eksisterende kunder. Derfor er det desto vigtigere, at du har defineret en form på den kommende arbejdsproces og gjort dig klart, hvordan den skal forløbe: Bidragydere, tidsplan, opgaver, statusmøder, milepæle, deadlines, afdækning af risikopunkter, kvalitetssikring af proces og produkt, evt. på en fælles, indledende workshop, hvis der er mange bidragydere, og opgaven er af større art.
-
Effektiv forberedelse - forbered og genbrug det, du kan
Selvom hvert udbud kræver forskellige ting, og du ikke bare kan copy-paste teksten fra et tidligere tilbud, er der alligevel en del elementer, som kan videreudvikles fra sag til sag. F.eks. kan du minimere arbejdsbyrden ved at fastlægge tilbuddets basale elementer på forhånd. Her er en tilbudsskabelon guld værd, fordi du ikke hver gang skal opfinde den dybe tallerken og fastlægge den grundlæggende form: grafisk linje, sprogtone, principper for afsnitsinddeling, kapitelinddeling, resumé, ledelsesresumé og visuel formidling følger en fast definition. Selvfølgelig kan du arbejde med flere forskellige typer af skabeloner alt efter størrelsen og arten af udbuddet.
-
Prioritering af leverancer - materiale til tiden
Den dag alting forløber glat, vokser træerne ind i himlen, så glem det. Men du kan imødegå de punkter, som erfaringsmæssigt sinker tilbudsprocessen. Her er to principper, du kan bruge: Det ene er, at lægge en prioriteret plan for udarbejdelsen af tilbuddets kapitler. F.eks. at kernekapitler, som er forudsætningen for en række af de andre kapitler, udarbejdes som de første. Det andet er direkte kontakt med dine bidragydere. Drop mailkorrespondancen og tag personlige men korte møder med dine bidragydere, gerne samlet, hvor du præcist forklarer dem, hvad du har brug for deres hjælp til. Det skaber teamånd, ejerskab og engagement. Følg op en gang ugentligt.
-
Optimering - præcise input målrettet opgaven
Forsinkelser i tekstleverancer kan forsinke tilbudsprojektet kritisk og er en stor fordel at imødegå, hvis det er muligt. Derudover kan du også optimere processen ved at sikre, at det tekst-input, du får fra de faglige emne-specialister, er præcist målrettet det, udbuddet efterspørger. Du hjælper dig selv og din kollega ved f.eks. på skrift at line de spørgsmål op, som de skal besvare og i den rækkefølge, de skal besvares. IT-teknisk chef skal f.eks. beskrive en løsning. Del beskrivelsen op i underspørgsmål: Hvorfor netop dette system? Hvordan fungerer det? Hvordan hjælper det kunden i forhold til de aktuelle problemstillinger? Er du indholdsansvarlig for tilbuddet, er det din opgave at sikre, den røde tråd. Og alle sparer tid ved, at opgaven er præcist defineret.
-
Løbende kvalitetssikring - afsæt tid gennemlæsning
Ofte er man så tidspresset i en tilbudsproces, at det at lade andre mennesker læse tilbudsteksten igennem bare er til ulejlighed, især en time før lukketid, hvor der bare ikke er plads til flere input eller gode idéer. Og sådan skal det være. Men ét sted, hvor det giver god mening, kan være at lade en udenforstående læse afsnittene igennem, så snart de ligger der for at sikre, at de indbyrdes hænger sammen. Det kan du f.eks. bruge tilbudskonsulent.dk til. Ved at læse materialet igennem løbende fanger du lettere eventuelle mangler i sammenhængen og får mere ro til at producere, fordi en anden hjælper dig med overblikket, når du sidder nede i detaljen. Det kan også være en hjælp, at få en ekstern til at skrive dit tilbudsresumé.
Referencer
NCC Nybyg
Ny Multiarena i Ørestad for Realdania
ELTEL Networks
Udskiftning og drift af gadebelysning for Københavns Kommune
NCC Teknik
Energirenovering af Nauticon kontorhus for Danica Ejendomme
Eltel Networks
Opgradering og driftning af Århus Kommunes IT-netværk
NCC Renovering
Færdiggørelse af butikscenter i Vanløse for Saxo Properties
NCC Teknik
Energirenovering af 21 ejendomme for Guldborgsund Kommune
ELTEL Networks
Præsentation af Eltels systemer til Kvalitets- miljø og arbejdsmiljøledelse
NCC Teknik
Energirenovering af 32 ejendomme for Egedal Kommune
Om Ida Byager Schjærff
Jeg har 8 års erfaring som kommunikationskonsulent indenfor bygge- anlæg, IT - og telekommunikation og har specialiseret mig i tilbudsskrivning indenfor disse brancher. Fra bl.a. mine ansættelser som kommunikationskonsulent i entreprenørkoncernen NCC og softwarefirmaet Nordija A/S har jeg erfaring med den praktiske gennemførelse af både mindre og større kommunikationsprojekter. Projekter, som ofte kræver et bredere samarbejde på tværs af faggrupper i og udenfor virksomheden.
Er du en mindre virksomhed
Jeg arbejder for store virksomheder, men hjælper også gerne mindre virksomheder eller enkeltpersoner: Principperne er de samme, så det betyder ikke noget om tilbuddet er lille eller stort. Hvis du har brug for et par timers sparring eller hjælp til at skrive en tekst, er du velkommen til at kontakte mig. Jeg har skrevet tilbud på 25 sider og på 200 sider. Jeg har arbejdet sammen med én ansvarlig for tilbudsskrivningen og sammen med en større tilbudsorganisation forankret under den projektansvarlige. Mine ydelser er varierende og skalerbare.
Konsulentbistand efter behov
Tilbudsgivning og tilbudsskrivning er et vigtigt område for det fleste virksomheder men også udfordrende, fordi tilbudsgivningen er ressourcekrævende og let bliver et onde, der skal klare i sidste øjeblik. Dem, der ved noget om, hvad der skal skrives - tilbuddets nøgleressourcer - er som regel optaget af de opgaver, som allerede ER ordrer. Derudover giver det i mange virksomheder slet ikke mening at afsætte kostbare fuldtidsressourcer til tilbudsgivning, som ofte kun forløber ad hoc. Her kan konsulentbistand på timebasis være løsningen, fordi virksomheden får specialiserede tilbudskompetencer, der hvor der er brug for det i processen.
Kontakt
Min ydelse vil altid tage udgangspunkt i, hvad virksomhedens behov er. Når vi indleder samarbejdet, definerer vi opgaven, en eventuel tidsperiode for løsningen af den, samt snitflade og kontaktpersoner til jeres interne organisation. Løsningen af opgaven kan foregå sammen med jer på firmaets adresse eller som fjernarbejde fra mit kontor med daglig kontakt til jer – det afhænger af opgavens art og omfang og af, hvad I foretrækker. Ring eller skriv og fortæl, hvor du har brug for bistand – angiv gerne en startdato eller et tidsperiode for projektet, hvis muligt. Jeg besvarer alle henvendelser hurtigst muligt og indenfor max. et døgn. Du er også velkommen til at booke et uforpligtende møde og få en dialog om, hvad jeg vil kunne hjælpe jer med nu eller på længere sigt.